Pište své e-maily správně

Někdo je miluje, někdo je nesnáší, ale skoro nikdo se jim nevyhneme – náhradám papírových dopisů v digitálním věku – e-mailům. Jejich psaní je v mnoha věcech jednodušší (nemusíme přemýšlet, jak správně napsat datum, odsadit začátek odstavce nebo napsat speciální znak), ale určitá pravidla přeci jen mají. Jaká to jsou?

1. NEZAHLCUJTE SVĚT SLOVY

Napsat e-mail je snadné, a tak je jich všude moc. Naše schránky přetékají a záplava reklamního spamu, „řetězovek“ od přátel i zbytečné kopie pracovních mailů nám berou čas, energii i pozornost. Proto si nejprve rozmyslete, jestli daný mail opravdu musíte napsat/poslat. Jestli adresát bude mít opravdu takovou radost z pavoučka štěstí, který mu přinese blaho až do smrti, ale musí jej poslat šedesáti dalším lidem, nebo jestli opravdu Pepa musí dostat kopii z jednání o projektu, jehož se už tři měsíce neúčastní. Je to samozřejmě individuální – někdy je lepší napsat e-mail než někoho nahánět telefonem, některé věci je rozhodně lepší mít písemně, některý šéf trvá na tom, že bude na všech seznamech korespondence svých podřízených, jen je prostě dobré se nad tím zamyslet. Platí to zvlášť pro zábavné řetězové maily (zde je opravdu většinou lepší je neposílat), případně pro macaté seznamy příjemců nejrůznějších kopií (neškodí občas takový seznam zrevidovat a proškrtat).

2. PŘEDMĚT ROZHODUJE

Zatímco o adrese nemusíme v e-mailech tolik přemýšlet, předmět je mnohem důležitější než VĚC v papírových úředních dopisech. Mělo by z něj být okamžitě jasné, oč jde, protože je jedním z nejrychlejších a nejdůležitějších vodítek pro adresáta, tudíž by měl být co nejvýstižnější a nejkonkrétnější (z předmětu úvodní setkání nebo jednání toho asi nikdo moc nepozná).
Pokud si píšeme jen s jedním člověkem, neškodí občas předmět aktualizovat, abychom se s předmětem úvodní fáze analýzy nebavili o ukončení celého projektu. Pokud je adresátem více lidí, není toto řešení vždycky nejšťastnější, protože někteří lidé si podle předmětu maily zařazují. Asi nejlepší by bylo vůbec nic nepojmenovávat úvodní fáze analýzy, ale spíš třeba projekt XYZ nebo nějakým vhodnějším označením.

3. POZDRAV A ÚVOD

V soukromé korespondenci se samozřejmě zdravíme tak, jak jsme zvyklí.
V oficiální oslovujeme adresáta buď vážený pane/paní a jméno, které rozhodně musí být v pátém pádě (vážený pane Novák je jednoznačně chyba). Pokud má daná osoba titul, je zdvořilé ji oslovovat titulem, tedy vážená paní doktorko nebo vážený pane inženýre, případně titulem pracovním – vážený pane řediteli. Nižší tituly a pracovní funkce se k oslovení nepoužívají – vážený pane bakaláři či pane diplomovaný specialisto tedy nikoho neoslovujeme. Tituly mají podle pravidel přednost před jmény, ale musíme znát určitě ten správný. Oslovit pana majora omylem pane poručíku je asi mnohem horší přestupek než mu napsat pouze dobrý den, alespoň dotyčný major to tak jistě vnímá. Za oslovením se už nepíše vykřičník a po něm velké písmeno, nýbrž čárka, po níž následuje písmeno malé (tedy Vážený pane Nováku, minulý týden jsme se domlouvali o…). Oslovení Dobrý den je podle pravopisných příruček spíše neformální, ale není zakázané – přiznám se, že je také používám, protože Vážený pane… mi už často přijde spíše jako z Aloise Jiráska.

Úvod v e-mailech by měl být co nejkratší, nebo může chybět vůbec. Už v prvním odstavci by mělo být řečeno to nejpodstatnější, aby se adresát nemusel prokousávat slovní vatou (a nehrozilo, že celý mail rovnou poputuje do koše). Namísto květnatých frází úvodu bychom měli přemýšlet, jak celý text napsat co nejkratší. Pokud posíláme někomu dalšímu sáhodlouhý mail, v jehož historii jsou už desítky odpovědí, adresát nejspíš ocení krátké shrnutí na začátek mailu.

4. GRAFICKÁ ÚPRAVA A JEŠTĚ DVĚ PRAVIDLA

Grafická úprava e-mailu je jednodušší než úprava jiných textů – i autoři norem mysleli na to, že v mailu se potřebujeme především rychle dorozumět. Proto nezáleží na použití speciálních znaků jako např. různých typů pomlček, začátek odstavců se neodsazuje a odstavce oddělujeme prázdným řádkem – to je ale dobré skutečně dodržovat, aby byl text přehlednější. Slova se v e-mailech na koncích řádků nerozdělují. Písmo používejte co nejjednodušší, nějaké „zaužívané“, aby ho každý bez problémů přečetl, žádné kudrlinky, ozdoby a barvy, sem tam pro zvýraznění a přehlednost odrážky, kurzíva nebo tučné písmo. Do oficiálních mailů se nehodí smajlíky.

Protože e-mail je dopis, měli bychom psát jako výraz zdvořilosti velké V a T ve slovech Ty/Tvůj/Váš/Vy… a vůbec nezáleží na tom, jestli je adresátem celá továrna, nebo jen jeden člověk. A na konec vypsat seznam příloh, které posíláme, jednak proto, aby je adresát nepřehlédl a omylem nesmazal, jednak proto, aby se o ně mohl přihlásit, kdyby náhodou nedorazily. Tím jsme se dostali ke konci mailu a poslednímu bodu, kterým je

5. ZÁVĚREČNÝ POZDRAV A NĚCO NAKONEC

U něj si musíme dát pozor, jestli se za ním píše tečka, nebo ne. Záleží na tom, jestli je pozdrav ve formě věty. Za větou se tečka píše: Zdravím a těším se na setkání příští týden. Za pozdravy nevětnými, třeba S pozdravem se naopak nepíše. V mailové korespondenci je povolují pravidla i pozdrav Přejeme hezký den (a jeho různé variace), který je jinak pokládán za neformální. V oblasti závěrečných pozdravů zpravidla narážíme na nedostatek různých variant (aspoň já to tak vnímám), nicméně různé květnaté fráze se opravdu vždycky nehodí – přát krásné podzimní dny prozářené sluncem asi není úplně vhodné v dopise úředníkovi, který má rozhodnout o naší žádosti o příspěvek na kotel nebo prošetřit dodatečné daňové přiznání.

A ještě úplně na závěr – slovo e-mail se správně píše pouze takhle, email je nátěrová hmota nebo ochranná vrstva sklovité hmoty.